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Claves de una reunión con éxito: antes, durante y después

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El triunfo en una reunión significa cerrar un negocio, afianzar una alianza o vender un servicio, una idea o un producto, aunque sea cual sea el objetivo, lo realmente importante es transmitir nuestro mensaje de una forma clara y concisa.

El problema más común suelen ser las distracciones, que entorpecen la comunicación.  Un error tan evidente como no comunicar correctamente el mensaje puede acabar con la reunión en fracaso.
A veces podemos pensar que una reunión es una pérdida de tiempo, pero lo cierto es que las reuniones ayudan a generar negocios, compartir conocimiento acerca de un tema o problema y pueden contribuir a tomar una decisión.

Ahora bien, concertar una reunión mal puede ser hacernos perder dinero y tiempo e incluso puede ir en detrimento de la imagen de tu empresa. Así que en este artículo te  vamos a dar 8 consejos para garantizar el éxito de su reunión. 8 consejos en total para hacer antes, durante y después de tu reunión porque el éxito radica en saber manejar la situación en todos los tiempos de la reunión.
Aunque es cierto que la fórmula mágica que garantiza el éxito no existe, todos estamos de acuerdo en que hay una serie de factores que contribuyen a que una reunión vaya mejor o peor.

Antes de la reunión

  1. Convoca tu reunión en el entorno adecuado porque importa mucho. Asúmelo: convocar una reunión en un bar ruidoso y lleno de gente, no transmite una buena imagen para ninguna empresa. Una de las mejores opciones para realizar una cita de negocios es una sala de reuniones, por ejemplo cualquiera de las salas de reuniones del centro de negocios MC4 tiene la tecnología y el soporte necesarios para cubrir cualquier necesidad que pueda surgir, en MC4 la podemos solventar de la manera más eficaz. Así, si la reunión es física puedes consultarnos por nuestros servicios de interpretación o de catering, también podemos ayudarte en la presentación del producto y ¡en cualquier consulta que tengas sobre el soporte de la reunión! Si la reunión a ser por  videoconferencia, contamos con la tecnología necesaria para cubrir todas tus necesidades.
  2. Sé puntual, aparece a la hora marcada y finaliza a la hora prevista para terminar. La puntualidad en el inicio y el fin de la reunión es la mejor forma de evitar una reunión mal organizada e interminable.
  3. Invita a la gente justa y necesaria. Citar a muchas personas sin un rol claro en la reunión, dará como resultado un galimatías de opiniones, lo que se traducirá en una pérdida de tiempo recursos humanos y tiempo.

Durante de la reunión

  1. Sigue el orden de la reunión  y así el encuentro cumplirá tus objetivos. Procura hablar de los temas concretos y no te salgas del guion de la reunión para no perder el tiempo.
  2. Sé natural pero controlando la reunión de esta manera disfrutarás de la reunión. Para garantizar que todos los objetivos se cumplan, lo mejor es que controles todos los temas a tratar.
  3. Toma todas las notas que puedas y no des por hecho que la memoria de los asistentes recordará todo lo que se haya dicho.

Después de la reunión

  1. Te recomendamos que mientras la reunión esté reciente, realices un resumen de las notas que has apuntado. En él debes ceñirte a los temas abordados y las decisiones tomadas.
  2. Manda por email el resumen entre los asistentes, de esta manera garantizarás la validez de las decisiones tomadas, si después de una semana más o menos, algún asistente sugiere alguna corrección, la nota final deberá ser enviada de nuevo a todos los participantes.

En conclusión, en una reunión es básico no perder el tema, ni desviar ni apartarse del asunto. No hay que salirse del plan de la reunión. Y recuerda la frase de Donoso Cortés:

“Hay que unirse, no para estar juntos, sino para hacer algo juntos”.

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