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Claves de una reunión con éxito

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Las reuniones permiten generar negocios, compartir conocimiento acerca de un tema o problema y pueden contribuir en la toma de decisiones de una toma colectiva. Pero concertar una reunión mal puede ser una pérdida innecesaria de dinero y tiempo, que incluso puede ir en detrimento de la imagen de su empresa. Así que esté atento al artículo de hoy porque le vamos a dar 8 consejos para garantizar el éxito de su reunión.

Aunque es cierto que no existe una fórmula mágica para garantizarle el éxito en una cita de negocios, todos estamos de acuerdo en que hay una serie de factores que pueden contribuir a que una reunión salga bien o no. El triunfo está en saber manejar la situación antes, durante y después de la reunión para garantizar el triunfo.

Antes de la reunión

  1. Convoque su reunión en el lugar adecuado porque el entorno importa y mucho. Desengáñese: convocar el encuentro en una cafetería ruidosa y llena de gente, no transmite una buena imagen para su empresa. Una de las mejores opciones para realizar un encuentro de este tipo es una sala de reuniones, por ejemplo cualquiera de las salas de reuniones de MC4 cuenta con toda la tecnología y el soporte necesarios para cubrir todo tipo de reuniones, cualquier necesidad que pueda surgir en MC4 la podemos resolver de la forma más eficaz. Por ejemplo, si la reunión es física puede consultarnos por nuestros servicios de interpretación, de catering, también podemos ayudarle en la presentación del producto…; si va a ser una videoconferencia, contamos con la tecnología necesaria para cubrir todas sus necesidades.
  2. Aparezca a la hora fijada y marque la hora prevista para terminar. La puntualidad en el inicio y el fin de la reunión es la mejor forma de evitar una reunión mal organizada e interminable.
  3. Invite a la gente imprescindible. Convocar a todas las personas que se le cruce por la mente dará como resultado un guirigay de opiniones, lo que se traducirá en una pérdida de tiempo y recursos humanos.

Durante de la reunión

  1. Para que el encuentro cumpla sus objetivos, siga el orden de la reunión. Trate los temas concretos y siga el motivo de la misma sin salirse del camino marcado.
  2. Sea natural y controle al máximo la información a tratar, de esta forma disfrutará de la reunión. Empezar una cita de negocios controlando todos los temas es la mejor forma de garantizar que los objetivos se cumplan.
  3. Escriba todas las notas que pueda y no dé por hecho que la memoria de los asistentes recordará todo lo se haya dicho.

Después de la reunión

  1. Es recomendable que mientras la reunión esté reciente, se realice un resumen de las notas tomadas. En él debe incluir los temas abordados y las decisiones tomadas.
  2. Distribuya el resumen entre los asistentes, de esta forma se garantiza la validez de las decisiones tomadas, si después de una semana aproximadamente, algún asistente sugiere alguna corrección, la nota final deberá ser enviada de nuevo a todos los participantes.

En resumen, en una reunión es vital no perder el tema, ni divagar ni desviarse del foco. No hay que salirse del propósito de la reunión. Y recuerde una frase de Donoso Cortés:

“Hay que unirse, no para estar juntos, sino para hacer algo juntos”.

 

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