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Necesidad de las reuniones

Una reunión se puede definir como la herramienta laboral donde se consensua la toma decisiones. Se puede considerar que la reunión es un medio esencial de trabajo donde los clientes, proveedores o los miembros de un mismo equipo pueden intercambiar ideas, pensamientos, actitudes, entre sus componentes para llegar a la toma de decisiones.

Sin embargo, existen razonas por las que se puede considerar a las reuniones como algo tedioso y distorsionador, como por ejemplo:

  • Sensación de innumerables reuniones, largas e inútiles lo que conduce a una sensación de pérdida de tiempo y en ocasiones su presencia no es necesaria.
  • Reuniones no preparadas, cuando se acude a una reunión simplemente para ver qué es lo que sucede.
  • Reuniones mal dirigidas o no dirigidas, al no emplear técnicas y estrategias adecuadas.
  • No llegar a ninguna toma de decisión, ni acuerdo posterior.
  • Si se llega a algún acuerdo, no se describen las partes ni las formas, es decir con quién, cómo y cuándo se realizará el seguimiento y control de su puesta en práctica.
  • El hecho de no ejecutar las decisiones, invalida la eficacia de una nueva reunión.

Las reuniones sirven para planificar, organizar los objetivos estratégicos de la empresa, discutir los problemas y realizar la rendición de cuenta del trabajo para tomar las decisiones correspondientes al buen funcionamiento de la organización o de la empresa. Esta definición está lejos de lo que opinan los detractores de la reunión. Éstos son de la opinión que las reuniones de equipo sirven para diluir la responsabilidad entre un grupo, para poder afirmar que el asunto se discutió con todos antes de ser elevado, llevar una idea preconcebida y oír a los demás pero sin escuchar realmente, buscar respaldo o simplemente reunirse.

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¿Quién organiza una reunión?

Una reunión la convoca un grupo de personas de parecido o diferente perfil profesional con el fin de coordinar acciones posteriores en el sistema organizacional. Toda reunión tiene en común que las personas que la celebran están unidas en un espacio y tiempo común, con una documentación específica para su debate y aprobación. Las personas responsables de las reuniones deben tener en cuenta, en el momento de convocarla o prepararla, los elementos o variables que intervienen en ella. Su interacción condicionará el objetivo o modalidad de reunión, su tiempo o duración y las personas que deben asistir.

Las personas responsables de las reuniones deben considerar, en el momento de convocarla o prepararla, los elementos o variables que intervienen en ella. Su interacción condicionará el objetivo o modalidad de reunión, su tiempo o duración y las personas que deben asistir.

Tiempo y duración de las reuniones

Las personas que organizan una reunión deben tener en cuenta la a duración. Por ello, podemos señalar que, a mayor participación, mayor número de interacciones y mayor tiempo y duración de la reunión. Cuanto mayor es el grupo de personas en una reunión, aumenta progresivamente el número de interacciones y se requiere mayor tiempo para que el grupo pueda tomar una decisión.

Es conveniente y necesario conjugar, a la hora de plantear una reunión, el número de personas, tiempo disponible y el objetivo o finalidad de la reunión.

Tema de la reunión

El tema de la reunión debe aparecer en el orden del día y contener los puntos a tratar. La finalidad de la reunión se explica en el objetivo u objetivos que a conseguir. Obviamente se debe hacer una perfecta distinción entre el tema y el objetivo de la reunión.

Tipos de reuniones

Existen multitud de tipos de reuniones y confundir una con otras es la mejor forma de perder tiempo y esfuerzo. Vamos a enumerar los distintos tipos de reunión según su finalidad:

  • Reuniones para informar. Su finalidad fundamental como bien dice su nombre es informar o enterar de algo a un grupo de personas. Se aplica en dar a conocer una decisión tomada, responder a inquietudes recibidas de varias fuentes cuyas respuestas es de interés común, dar instrucciones para la realización de una tarea, combatir un rumor, informar nuevos procedimientos, etc. Se caracteriza porque es unidireccional, aunque puede tener su momento de aclaraciones de dudas y ampliaciones a petición del grupo, pero puede complicarse la reunión. No hay debate. No hay límites para la cantidad de personas a participar. La información debe ser transmitidas con claridad.
  • Reuniones para informarse. Su finalidad es obtener información o ideas cuando por medio de métodos más sencillos que la entrevista o indagaciones a nivel de despacho no le sea factible. En ellas se buscan criterios sobre un proyecto o decisión no aplicada aún, captar el estado de ánimo o sentimientos de un grupo, obtener una amplia cantidad de ideas con respecto a un asunto, hallar factores para la solución de un problema… Al igual que la anterior, es una reunión unidireccional del equipo hacia el que dirige o preside, debe dominar las técnicas de trabajo en grupo, que le permita animar, facilitar, estimular el aporte de informaciones e ideas, puede ser en varias sesiones para. No hay debate, no deben excederse de más de 15 o 20 personas.
  • Reuniones para debate público. Su finalidad es someter a discusión ante una masa relativamente grande de personas uno o varios asuntos para que se pronuncien con respecto a ellos y adoptar acuerdos. Su aplicación es en aquellos casos donde prime un enfoque parlamentario, tales como congresos, asambleas, plenos, claustros, etc. Este tipo de reuniones se caracteriza por ser multidireccional, pero con alto grado de formalismo, se efectúa bajo la conducción de la persona con mayor nivel jerárquico. No hay limitaciones en la cantidad de participantes ni exigencias especiales en cuanto al local a utilizar, reglas sencillas de otorgar la palabra previamente solicitada, se autoriza excepcionalmente interrumpir por cuestiones de orden o una aclaración, no hay diálogo. Su principal problema es que genera perdedores y ganadores.
  • Reuniones para el desarrollo del personal. Su objetivo es que el equipo perfeccione sus conocimientos y habilidades, desarrolle nuevas formas de pensar y trabajar.. Su principal aplicación es en el entrenamiento de directivos y profesionales. Es multidireccional y se busca mejorar el conocimiento común con técnicas propuestas de la propia interacción. No se toman acuerdos por mayoría si no conclusiones por consenso. No debe excederse de 15 personas que estén motivados en el tema. Este tipo de reuniones tienen que desarrollarse en unas instalaciones adecuadas porque requieren de la utilización de medios audiovisuales, la adecuada preparación de un facilitador que anote a la vista de todos la síntesis de lo que se dice y concluye. Este tipo de reunión es muy útil en el desarrollo de la capacidad de análisis, creatividad y la adquisición de conocimientos y habilidades por parte de directivos y profesionales.
  • Reuniones para solucionar problemas. Su objetivo es analizar uno o varios problemas hasta encontrar de conjunto su solución. Se aplica cuando existen varias alternativas de solución. Es multidireccional, requiere de un moderador. Demanda un gran nivel de preparación y no debe excederse en 10 a 15 participantes, condiciones de local, ubicación de las sillas donde todos se puedan ver y además leer sin dificultades los papeles que se utilicen, utilización de técnicas que estimulen la creatividad, la aplicación de metodologías para el uso de solución de problemas para lograr sacar el rendimiento a  la participación del equipo.

Como hemos visto las reuniones de equipo son muy útiles para fomentar el trabajo en equipo o para la toma de decisiones, entre otras muchas finalidades. Ahora bien, el punto común a todas las reuniones es que las instalaciones deben ser las adecuadas, como las salas de reunión del centro de negocios MC4. Así que ya sabe, si lo necesita no dude en preguntarnos por nuestras salas de reuniones de alquiler en Madrid.

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