Un proyecto puede ser creativo, puede aportar valor, puede estar cuidadosamente diseñado, exponerse en una de nuestras elegantes salas de reuniones … y, sin embargo, una mala presentación puede arruinarlo totalmente.
Por eso desde el centro de negocios MC4 queremos dedicar la entrada de hoy a la importancia de una presentación bien diseñada, meditada y trabajada, ya que puede ayudar a captar la atención de tus clientes, accionistas o trabajadores de una manera mucho más impactante.
Además, hoy en día, gracias a la tecnología podemos contar con poderosas armas de comunicación que pueden contribuir a impresionar a nuestros escuchantes y conseguir nuestros objetivos. Y no solo eso, hay numerosos métodos innovadores que pueden aportar ese toque especial a lo que exponemos. Es más, una manera infalible para captar la atención es combinar una excelente comunicación verbal como las oportunidades que nos brindan los recursos digitales.
Desde el blog de MC4 vamos a analizar los términos centrales del mensaje para que llegue de manera eficiente:
- El mensaje, el epicentro de la presentación
¿Qué se quiere comunicar? Una vez respondida esta pregunta hay que saber hacerlo de manera breve y directa. Tener claro cuáles son los objetivos que queremos lograr con nuestra presentación hará que lo expongamos de manera mucho más efectiva. Un buen truco puede ser utilizar palabras clave que sepas que van a generar impacto y atención en aquellos que están recibiendo el mensaje.
¿A quién va dirigido el mensaje? No es lo mismo estar delante de candidatos a un puesto de trabajo, frente a posibles clientes o presentar un producto o servicio que hemos desarrollado a un posible inversor. Por eso, es importante saber a qué público se está dirigiendo. De esta manera podrás cambiar el tono que usas, las palabras… Con el fin único de que el mensaje sea comprendido correctamente.
- Elegir el medio correcto
Existen multitud de posibilidades, por eso se debe tener claro cuál o cuáles de ellas va a utilizar. Por ejemplo, una presentación puede basarse solo en unas infografías o imágenes. También puedes agregar audio, vídeo etc. Además, debido a la cantidad de recursos disponibles no debemos abusar de ellos ni recargar en exceso el contenido de la presentación. A veces, algunos recursos tecnológicos pueden crear el efecto contrario desviando la atención y haciendo que el receptor se concentre más en la parte estética de la presentación que en lo que se quiere transmitir.
- Regla del 10-20-30
Esta regla dice que no hay que usar más de 10 diapositivas, que el discurso no debe durar más de 20 minutos y que el tamaño de letra tiene que ser de al menos 30 puntos. Estos parámetros tan sencillos harán que la presentación sea dinámica y fluida y que concentre los aspectos básicos requeridos.
- Hacer benchmarking
Buceemos en internet, en la red existen multitud de opciones que pueden valer para inspirarse en su presentación. No tienes por qué crear desde cero. Vivimos en la era de la información: ¡sáquele provecho! También puedes usar contenidos existentes para obtener ideas, ver qué tipo de presentaciones son las más usuales dependiendo del tema, analizar qué recursos se usan con mayor frecuencia, intentar detectar los errores comunes para no aplicarlos en tu caso y utilizar así la cantidad de iniciativas que pueden aportar un valor añadido al trabajo.
- Utilizar imágenes, formas geométricas y gamas de colores apropiadas:
Utiliza imágenes concordantes con el texto que exponga y que de verdad aporten un plus de información necesaria.
Recurre a elementos geométricos: cuadrados, puntos, triángulos, flechas… Está demostrado que de esta forma se consigue captar la atención de los destinatarios más fácilmente. Se recomienda usar una gama de colores común en todas las diapositivas y que la elección de estos colores no sea aleatoria, sino que represente parte de los valores que se quieran mostrar en la presentación.
- Limite el texto
Una presentación no es un documento Word, ni un artículo, ni una columna, ni siquiera un resumen ejecutivo. Siempre hay que intentar limitar el texto a lo imprescindible, ya que el objetivo de una presentación no es aportar un resumen de nuestras ideas sino dar a conocerlas. Los títulos deben ser precisos, sencillos y llamativos para que la atención gire en torno a ese concepto. No se debe usar un lenguaje redundante, ni cargar las diapositivas con cantidad de bloques de texto. Tampoco hay que quedarse corto en el lado contrario pues a veces está bien incluir las palabras imprescindibles del discurso para que sirvan de guía durante la intervención.
- Utilizar las posibilidades multimedia
¿Por qué limitarse a una presentación de texto y unas diapositivas cuando puede aportar mucho valor a su presentación con la combinación de vídeos, imágenes, audios, etc…? Lejos han quedado las intervenciones donde una persona se ponía en un estrado y hablaba a un público durante un tiempo determinado. Ahora, con la amplia tecnología disponible nuestra voz puede complementarse con un fondo de recursos que enriquezcan lo que cuenta. Además, dicen que una imagen vale más que mil palabras, por lo que estos recursos pueden ayudarnos a explicar lo que de palabra en otras ocasiones sería mucho más complicado. No seas tímido y usa tu imaginación para que la presentación quede en la mente de todos una vez acabada la explicación. Y lo mejor es que en las salas de reuniones de MC4 puedes contar con todos los recursos digitales que necesites, nosotros ponemos los medios ¡tú la calidad de la presentación!
