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Centro de negocios en Madrid y domiciliación de sociedades

En una reunión de negocios hay que cuidar el escenario

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En toda reunión de negocios, mucho antes de llegar a sentarse con el cliente o el futuro socio y presentar ofertas y contraofertas, hay que haber pasado previamente dos fases igual de importantes, como son por un lado la preparación y planificación; por otro, la estructura y la argumentación.

Así, antes de llegar a la sala de reuniones para negociar, se debe crear previamente un entorno diseñado para encontrar un acuerdo aceptable para ambas partes. El hecho de tener diseñada una estrategia de la forma de proceder en la reunión con la parte contraria, creará un entorno proclive a encontrar una solución satisfactoria para ambas partes.

Por ello, resulta coherente estructurar una negociación en tres etapas.

  1. Preparación y planificación
  2. Los términos de la propuesta
  3. La argumentación

Si estos tres aspectos de la negociación se preparan de antemano se multiplican las probabilidades de llegar a un acuerdo que beneficie a ambas partes. Ahora bien, cómo se trabaja en las tres etapas. Lo explicamos a continuación.

  1. La primera fase de toda negociación debemos crear un negociación para obtener un resultado satisfactorio, parece obvio decir que los resultados serán proporcionales al esfuerzo que le pongamos a la preparación y la planificación, además situar la reunión en un escenario agradable y elegante nos ayudará a ganar confianza. Antes de llegar a una negociación hay que responder: 
    • ¿Quién está implicado en la negociación?
    • ¿Cuál es la predisposición para tratar con nosotros?
    • ¿Con quién está negociando?
    • ¿Sabe quién es?
    • ¿Conoce cómo puede ayudarle?
    • ¿Qué le propone?
    • ¿En qué beneficia su propuesta a la parte contraria?
    • ¿Cuál es el escenario? ¿Está en un entorno agradable y elegante? ¿Está la sala de reuniones dotada de todos los medios necesarios? ¿La negociación es en persona o virtual?

El entorno donde se realiza el acuerdo desempeña un papel muy importante, por eso vale la pena asegurarse de que éste nos conduce a un buen trato antes de sentarse a la mesa. En el centro de negocios MC4 tenemos dos salas de reuniones, con distintas capacidades, una de 6 a 8 personas y otra de 14 a 16 personas, están dotadas equipos audiovisuales: ordenador, TV, DVD, rotafolios y wifi; además de bolígrafo y papel por asistente. Son perfectas para crear el clima más óptimo para cualquier negociación.

Además, del entorno, la documentación es otro aspecto de esta fase muy importante: cuanta más información reúna acerca de las personas con las que va a negociar, más poder tendrá durante la reunión.

  1. El segundo aspecto que hay que tener en cuenta en la estructura son los términos de la propuesta, lo que se busca en toda negociación es que nuestra propuesta sea aceptada y valorada.
    • ¿Qué planteará exactamente y cuál será la visión que dará a las propuestas?
    • ¿En qué favorece especialmente su oferta a la parte contraria?
    • ¿Cuál es la siguiente mejor opción de la parte contraria y por qué es mejor su oferta?
    • ¿Cómo superará los razonamientos opuestos de la parte contraria y las barrares que entorpecen la venta?
    • ¿Está dispuesto a aceptar compensaciones o a hacer concesiones para llegar a un acuerdo?

En cualquier negociación, el objetivo es encontrar puntos de acuerdo, se trata de llegar a convenios que ambas partes estén dispuestas a aceptar. Por ello, si elabora una estructura de la oferta, podrá preparar alternativas que considere que podrían interesar a la parte contraria en unos términos que esté dispuesto a aceptar. Por ejemplo, si se trata de un posible socio que pone reparo en la inversión que tiene que realizar, puede considerar los argumentos que consigan vencer su objeción. Cuando llegue el momento de hablar del acuerdo con la parte contraria, estará preparado para todo.

  1. La tercera fase es sentarse a la mesa y exponer los argumentos: hemos entrado de lleno en la negociación. Lo mejor es que el escenario sea el adecuado porque este es el momento en el que presentamos nuestra propuesta, respondemos a objeciones en el precio, argumentamos o aclaramos las características de la ofertas y, por fin, vencemos las barreras que obstaculizan la venta y ¡vendemos o contratamos!
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Independientemente de lo que suceda durante la negociación, el resultado final de cada ronda puede quedar así:

  1. Sí, hay trato en los términos propuestos
  2. No hay trato si no se varían ciertos aspectos
  3. No, no hay trato porque no existen términos en común

Pero la negociación continúa siempre hasta que al final se alcanza un acuerdo o bien las partes deciden abandonar la negociación porque está claro que no existen puntos en común y por ellos suspendemos las negociaciones y nos reservamos el derecho a hablar con otras personas.

En el centro de negocios MC4 no podemos garantizarle el éxito de la reunión, porque como ha visto en este artículo hay fases que dependen exclusivamente de usted, sin embargo, lo que concierne al escenario, podemos garantizarle nuestras salas de reunión en Madrid son elegantes, modernas, funcionales y están dotadas con todos los elementos necesarios para garantizar la eficiencia y la comodidad de cualquier reunión.

Ernest Bevin, ex ministro de Asuntos Exteriores del Reino Unido, dijo que “lo primero que hay que decidir antes de empezar las negociaciones es lo que va a hacer si el otro dice que no”.    

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