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Trabajar en equipo desde una oficina virtual

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A veces, los proyectos exigen la colaboración y la participación de varias personas para poder realizarlos. La evolución de las tecnologías ha facilitado que sea posible desarrollar proyectos de manera programada y por lo tanto, no es necesario estar presente en un mismo lugar, para que los distintos trabajos se lleven a cabo.

La ausencia de interacción personal tiene importantes inconvenientes:

  • la comunicación resulta distante y carece de inmediatez,
  • aumenta la posibilidad de que haya malentendidos por interpretaciones erróneas en la comunicación escrita, por ejemplo, darle un tono agresivo a un texto, ¡cuando lo cierto es que no existe!

Pero también tiene valiosas ventajas, por ejemplo: se puede trabajar sin limitaciones espacio-temporales. No existen limitaciones y en este aspecto, el servicio de oficina virtual de MC4 es un gran aliado para crear equipos globales.

El entorno digital facilita el trabajo en equipo de un modo diferente a lo que se conocía hasta la fecha. Existen muchísimas herramientas, aplicaciones, webs… que permiten trabajar en equipo en el entorno digital. Pero hay que considerar que trabajar en equipo no es simplemente que dos o más personas realicen una tarea. Para que se considere “trabajo en equipo”, hay que ser muy conscientes de la diferencia que hay en trabajar en grupo y trabajar en equipo.

Vamos a mostrar las diferencias según los ámbitos en los que estemos:

  • Objetivos: en el grupo predominan los objetivos de carácter individual, propio de cada una de las personas que lo integran. En contraste, en el equipo son priman los objetivos comunes, compartidos por todos los miembros que lo integran.
  • Compromiso: para un grupo, existe el compromiso en la medida que se satisfacen los intereses individuales. Sin embargo, el equipo implica una cultura común y compromiso elevado por parte de sus integrantes tanto para con el equipo como para con los demás.
  • Tareas: mientras que en un grupo, las tareas se reparten de forma igualitaria o por objetivos individuales. Sin embargo, en el equipo las tareas se atribuyen según responsabilidades teniendo en cuenta las capacidades de sus integrantes, que se enfocan al bien común.
  • Independencia: el grupo concibe una notable independencia de sus miembros y de los resultados, si bien es cierto que se puede llegar a trabajar en conjunto. En el equipo se entremezclan las tareas, dependiendo unas personas de otras y creando una interdependencia, donde los resultados y procesos dependen de las personas y de la comunicación.
  • Evaluación: en un grupo, la evaluación suele dirigirse por norma general a la evaluación de los objetivos conseguidos de sus miembros independientemente. Pero, en un equipo se valora tanto los objetivos comunes igual que el transcurso del trabajo gracias al cual se han alcanzado los objetivos.

En resumen, en el equipo encontramos el concepto de asociación para poder definir un equipo como productivo. Podemos concluir diciendo que la “acción conjunta los integrantes del equipo contribuye a que la suma de todas las partes del equipo sea mayor”.

Así pues, tenemos desarrollada la capacidad de trabajar virtualmente en equipo cuando somos capaces de desarrollar interacciones digitales asociadas de participación con otras personas para conseguir objetivos comunes.

Para conseguirlo, se deben poner en marcha modelos de comunicación eficientes que contribuyen de manera específica al beneficio común del equipo.

Es de sobra conocido que el entorno digital aporta una amalgama de nuevas posibilidades para trabajar en equipo. ¡Podemos trabajar en con la oficina virtual en distintos espacios físicos y a la vez desarrollar proyectos en equipo! Aunque como hemos dicho, el contexto virtual tiene un patrón de deshumanización, sin embargo las ventajas superan con creces las contrariedades. Algunas de las ventajas son:

  • Reducción de costes: las herramientas digitales permiten trabajar globalmente, sólo se requiere un ordenador y conexión a internet. Por ello, se ahorra en alquileres de oficina y gastos de mantenimiento, viajes etc.
  • Aumento de la flexibilidad: podemos ajustar nuestros horarios, ya no es necesario que contemos con un horario laboral rígido, o una oficina. El contexto digital permite que nos adaptemos al trabajo con los demás incluso con horarios transatlánticos.
  • Mejora de la gestión del conocimiento: el entorno digital da la posibilidad de almacenar y gestionar el conocimiento fácilmente, mientras que cuando se trabaja en el mismo espacio resulta complicado gestionar y registra toda la comunicación que se establece. Como establece el refrán: “las palabras se las lleva el viento”.

Si buceamos por la red, se puede comprobar que existe un amplio abanico de herramientas que proveen el trabajo en equipo, de muchos tipos y naturalezas y con casi infinitas posibilidades. A continuación, vamos a enumerar algunas herramientas para trabajar en equipo de manera específica en uno o varios proyectos que nos parecen interesantes en MC4.

Se trata de herramientas que facilitan tanto la comunicación, tanto a nivel de mensajería tanto diferida como en tiempo real, mediante videoconferencia, crean repositorios documentales, foros, listas de tareas, agendas y calendarios etc..

Existen multitud de plataformas en la web, tales como Yammer (red social empresarial), Basecamp, Redbooth etc. Sin embargo, vamos a dar mención especial a Wiggio, por su carácter gratuito y sus posibilidades. Se trata de una plataforma integrada que nos da múltiples posibilidades:

  • Reuniones virtuales y conference calls
  • Crear listas de tareas
  • Mandar mensajes de texto y voz
  • Generar eventos y calendarios compartidos
  • Encuestas y cuestionarios
  • Gestión de archivos y carpetas

Asimismo, es válida para diferentes equipos de trabajo:

  • Miembros de clubes
  • Grupos académicos
  • Pequeños negocios
  • Movimientos políticos
  • Grupos sociales
  • Equipos deportivos

Wiggio  da una posibilidad inmensa de formas de trabajo:

  1. Se pueden crear distintos grupos/equipos, con la posibilidad de añadir miembros a los mismos.
  2. Gracias al timeline se pueden ver las últimas novedades, empezar una conversación, añadir archivos, links, reuniones, tareas, mensajes y eventos.
  3. Se pueden añadir distintos miembros al equipo o a un proyecto concreto.
  4. Con la pestaña “folder” se crean carpetas y documentos.
  5. En la pestaña “calendar” podemos ver los eventos programados para los próximos días, semanas, meses…

En verdad Wiggio es una herramienta muy completa, con grandes posibilidades para desarrollar trabajos en equipo con oficina virtual.

Esperemos que ya no pienses que resulta difícil trabajar en equipo si cada miembro del equipo está en una parte distinta de la ciudad o del país, con el servicio de oficina virtual de MC4 y con herramientas como Wiggio trabajar en equipo gracias a un entorno digital es muy sencillo y practico.

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