Realizar listas de tareas es una forma de mejorar considerablemente nuestra vida laboral. Los listados nos ayudan a poner nuestras ideas en orden y a realizar una gestión eficaz del tiempo. Cada mañana deberíamos iniciar la jornada preguntándonos: ¿cuáles son los objetivos que quiero cumplir hoy?
En otras palabras, elaborar un plan estratégico es una herramienta que nos ayuda a gestionar nuestro tiempo. En ocasiones, cuando estamos en el entorno laboral, podemos sentir que las cosas no funcionan porque no se ha hecho una planificación correcta o suficiente de los objetivos. Dentro de este plan estratégico, poner en una lista las tareas que hay que desarrollar contribuye a poner la atención debida y los medios necesarios para conseguir los objetivos.
Sin embargo, hay que resaltar que un plan estratégico no debe de ser un instrumento de ayuda (jamás de encorsetamiento o agobio) al que recurramos sólo como guía para conseguir nuestros objetivos y hacernos altamente eficientes.
Eso sí, no basta con lanzarse a apuntar actividades a lo loco en el primer papel que veamos en el despacho o en la oficina. El secreto del éxito de un buen plan estratégico reside en diferenciar entre lo prioritario y lo secundario. Además, hay que ser lo más realistas posible y mantener una actitud flexible para cambiar la lista si las circunstancias lo piden, ya que la vida real no se puede planificar al cien por cien.
Las listas para que funcionen como herramienta de mejorar de la productividad, tienen que centrarse en pequeños tareas que nos dirijan al objetivo final. Y por supuesto, nunca más de siete. Nadie es capaz de hacer más. Si quiere ir de superhéroe, adelante, lo único que se conseguirá es desmotivación y frustración. Las listas se hacen para liberarse del estrés, no para generarlo. ¿Ve el número de consejos que conforma esta lista? No es casualidad. Así que ahí van siete pasos para completar una lista de tareas:
- Unificar listas. Tome papel y boli o abra una aplicación en su ordenador o móvil. Lo que debemos es tener todas las tareas desperdigas en post-it. Se trata de hacer una única lista. Lo ideal es tenerla a mano. Tiene que ser accesible para que pueda ser revisada con facilidad. Llévela consigo en un papel, en un Smartphone, en una tablet o en su ordenador.
- Escribir la lista diariamente y con previsión. No sirve de nada escribir ocasionalmente la lista de tareas, ni hacerlo para ejecutarlas en la misma jornada. Hay que tener previsión por ejemplo, un buen día para planificar la estrategia laboral es el lunes. Gracias a apuntarlo todo, conseguimos librarnos del estrés de tener que recordarlo todo.
- Recoger únicamente acciones concretas. Nadie tiene una capa con superpoderes. En otras palabras, todo lo que todo lo que se apunte en la lista de tareas diarias debería cumplir siempre dos requisitos: ser algo realmente importante que usted puede llevar acabo y, especialmente, algo que necesite ser hecho en esa fecha concreta.
- Incluir sólo fechas límites reales. Es mucho más efectivo y satisfactorio hacer una progresión paulatina. No anote proyectos generales grandes y ambiguos, de los que no sepa cómo ni por dónde empezar. En su lugar, especifique las acciones concretas a realizar en ese proyecto.
- Empiece el día con las tareas menos apetecibles. No es por masoquismo, sino por inteligencia. De hecho, cuanto más se demore en hacerlo y más horas de jornada pasen, más bola se le hará. Cambie de hábitos y trabaje cuando más, sin interrupción, las dos primeras horas de la mañana.
- Revisar la lista al final del día. Es importante que sea consciente de que avanza con las tareas. Ver materializado que hemos conseguido cumplir las tareas, es un estimulante que a todas las personas nos ayuda a seguir. Y si no ha logrado acabar todos los temas, analice el porqué.
- Para terminar un premio. Se trata de puro conductismo para generar hábito y acostumbrarse a ser eficiente y productivo. Es una forma de hacer más agradable cualquier lista, si al final ha cumplido con los objetivos del plan estratégico consigue una recompensa.
Llegados a este punto, puede aprovechar para escribir su lista o plan estratégico del día, de la semana o del mes siguiente. Ahora ya es consciente de que para empezar cualquier proyecto necesita enfocarse para maximizar la productividad y conseguir los objetivos marcados.
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