Si quieres comunicarte con alguien por asuntos de trabajo lo más probable es que elijas el correo electrónico para hacerlo. Cada día se envían y reciben 109.000 millones de correos corporativos según datos de Radicati Group. La consultora supone que se obtendrá la cifra de los 5.200 millones de cuentas de correos electrónicos en 2018, siendo la mayor parte (61%) para uso corporativos. En MC4 centro de negocios somos conscientes de la cantidad de correos electrónicos que puedes recibir al día, sabemos que nosotros recibimos muchísimos. Por eso hemos decidido elaborar este artículo donde te dejamos algunas claves de cómo usar el correo electrónico.
No obstante, no todas las empresas sacan saben aprovechar al máximo todas las posibilidades que da esta herramienta. Para mejorar la productividad del uso del correo electrónico te dejamos 9 claves:
- La comunicación, aunque se desarrolle en el mundo online, hay que ser consciente de que, como en todas las comunicaciones, tiene una serie de reglas y normas sociales, que muchas veces se olvidan.
- No a las faltas de ortografía. En internet, muchas veces se descuida el lenguaje, se abrevian palabras y se tienen faltas de ortografía, pero cuando se trata de escribir un correo electrónico en el entorno laboral debe cuidarse el lenguaje y consultar a la Fundeu o a la RAE de vez en cuando. Y por si no lo sabes abusar de las exclamaciones o interrogaciones, así como no abrirlas es una falta de ortografía.
- Evitar las mayúsculas. En la red, escribir en mayúsculas significa gritar, por lo que las letras capitales pueden resultar una ofensa para quien recibe el correo. Luego, no son la forma adecuada de llamar la atención sobre algo, ni siquiera deben usarse en el asunto.
- El asunto. Un estudio de Dynamic Markets desvelaba que el 61% de los encuestados opina que los emails no respondidos retrasan las decisiones comerciales. La información principal debe estar incluida en el asunto del correo, para evitar que el receptor pierda el tiempo. Asimismo, es importante cuidar el asunto del mensaje y no utilizar más de 40 caracteres.
- Los colores, los gráficos… todo lo que no sea indispensable hay que evitarlo, para que el correo electrónico no sea ambiguo.
- Ser amable nunca está de más. Decir «por favor» y «gracias» siempre está bien valorado. Además, hay que emplear una despedida apropiada, y prescindir de fórmulas excesivamente informales.
- Archivos adjuntos. Cuando se adjunta un documento a un correo electrónico, lógicamente se debe comprobar que se ha adjuntado el archivo al email antes de enviarlo.
- Cuenta seria. La cuenta de correo debe ser seria. Se debe utilizar una cuenta de correo donde no venga ningún apodo o nombre gracioso, un correo profesional, que incluya el nombre.
- Mandar el correo a las personas correspodientes. Elegir correctamente el destinatario del mensaje es casi tan importante como el texto. Además, puede resultar embarazoso escribir a personas que no les corresponde el correo.
¿Empleas alguna de estas pautas en tu día a día para enviar correos electrónicos?
